Cynthia de Almeida ensina como lidar com o excesso de correspondência digital

80% dos e-mails podem ser excluídos sem ser lidos após uma simples olhada no assunto

Por Cynthia de Almeida
Atualizado em 31 out 2016, 11h31 - Publicado em 2 mar 2015, 06h00

Tenho um pouco de vergonha de confessar, mas, na última vez que chequei, minha caixa postal tinha 1 850 e-mails. Não sei como cheguei a tal ponto de descontrole e prometo uma atitude drástica. Como tudo tem seu lado bom, assumir que sou uma acumuladora de lixo digital me obrigou a pesquisar práticas para lidar com minha correspondência. Descobri coisas interessantes sobre como usar a ferramenta que, aos 15 anos de existência, já é considerada meio jurássica, mas continua essencial no trabalho.

Messenger, Whatsapp, Facebook, Linkedin podem ser mais rápidos e amigáveis que a velha troca de e-mails. Contudo, ela está longe de ser obsoleta – só o Gmail, do Google, tem 500 milhões de cadastrados. Continuamos, porém, a usar a ferramenta de forma errática. A patologia do acúmulo é a ponta do iceberg de uma cadeia de equívocos em sua gestão. Da frequência com que os escrevemos, lemos e enviamos na rotina de trabalho ao conteúdo, temos muito a aprender (que o digam altos executivos hackeados da Sony, cuja troca de e-mails continha indelicadezas como piadas racistas sobre o presidente Barak Obama).

A meu favor, posso dizer que a minha patologia é comum: ao não apagar imediatamente as mensagens lidas e/ou respondidas (por acreditar que em algum momento serão consultadas novamente), várias pessoas praticam, como eu, o autoengano de adiar uma atitude – como a decisão de decretar que isso não interessa – apenas para criar o “monstro” das caixas abarrotadas.

Lidar com a procrastinação pode ser mais difícil do que aprender a utilizar ferramentas de arquivo. Por isso, na próxima vez que abrir seus e-mails, lembre-se de que o primeiro passo é deletar. Sem dó nem piedade. Na minha pesquisa, adorei a dica do especialista em produtividade David Allen (autor de Getting Things Done e Making It All Work, não publicado no Brasil), que afirma: 80% dos e-mails podem ser excluídos sem ser lidos após uma simples olhada no assunto. Daí a importância de títulos autoexplicativos.

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O segundo passo é mais simples ainda: responder na hora. Se o tema exige análise e for realmente importante, arquive para fazê-lo em um prazo curto e determinado. Não existe uma regra única para o tempo de resposta, mas 24 horas é o que a maioria dos remetentes costuma aguardar sem angústia. Para não passar o dia nessa função, estabeleça horários de leitura e desative os alertas que pipocam na tela. Outra dica veio de uma CEO de multinacional: ler apenas a última mensagem de uma série sobre o mesmo tema, pois a questão já pode ter sido resolvida no processo. Ela não impõe regras rígidas, mas deixa claro que quem quiser ser lido rapidamente deve escrever curto e claro.

Se a tentação for “responder a todos”, controle-se: isso fará com que você e seus destinatários encadeiem uma série de “ok”, “obrigado” ou “até já” e consumam mais tempo. Consultores radicais, aliás, indicam limar agradecimentos e despedidas, mas acredito que, como em qualquer correspondência, o mínimo de cordialidade é bem-vindo.

No capítulo do bom senso, não custa lembrar: os aplicativos de mensagens instantâneas são mais próprios para amenidades, fru-frus e convites para um cafezinho; problemas pessoais são mais bem resolvidos por telefone ou cara a cara; o tom deve ser sempre educado. Revise o que escreveu, evite pontos de exclamação e NUNCA use maiúsculas. Pedir recibo de leitura é invasivo e autoritário e assinar com emoticons só se não tiver completado 10 anos. Boa limpeza.